Workshops estratégicos, valiosa herramienta para detectar nuevas ideas y oportunidades

Desde Netsense somos grandes defensores de las sesiones de trabajo con usuarios (workshops) para obtener información de valor y aplicarla a la estrategia digital.

Por ello, en muchas ocasiones proponemos a nuestros clientes la realización de talleres de usuarios (focus groups) o workshops durante la fase de definición estratégica. Los workshops nos permiten incorporar al proyecto que tenemos entre manos la visión de los stakeholders de más peso. Muchas veces son la fórmula para hacer partícipes a los empleados que están involucrados en la transformación digital de la compañía.

Actualmente es muy difícil mantener el ritmo de innovación que nos demanda el mundo digital sin mirar más allá de nuestra mesa de trabajo. Se hace casi imposible a causa de diferentes factores: cada día recibimos novedades, de miles de fuentes, la información es infinita. Nos hallamos en un contexto en que las circunstancias evolucionan con mayor rapidez que nuestras habilidades y experiencias. Las obligaciones del día a día suelen dejar poco espacio para la innovación propia del ámbito digital.

De esta manera las sesiones de trabajo con skateholders o empleados de la compañía nos permiten conseguir cosas tan importantes como disponer de una visión no viciada, sin herencia. También establecer nuevas formas de colaboración con nuestro ecosistema de compañeros, colaboradores y clientes/usuarios. Los workshops nos facilitan obtener una visión tecnológica y de negocio y conocer experiencias de otras industrias. Al final, los talleres de usuarios nos llevan a generar un mindset emprendedor dentro de la empresa que permite sistematizar la innovación.

A continuación vamos a describir diferentes tipos de workshops que podemos realizar desde Netsense. La elección de un tipo de workshop u otro variará en función de los objetivos que nos plantee el cliente.

Workshop de co-creación de nuevas oportunidades con empleados

En este caso, se trata de una o varias sesiones, con 10-12 perfiles diferentes de la compañía para que cada uno pueda aportar su visión.

El workshop tiene una duración de entre 3-4 horas y se hacen diferentes dinámicas, basadas en design thinking. Así podemos detectar oportunidades y co crear ideas para los segmentos prioritarios que se hayan definido. Durante el taller se realizan los siguientes ejercicios:

Acotar áreas de oportunidad. Se presentan las áreas en las que se enfoca la sesión de co-creación y se introduce cada área de trabajo. Los usuarios exploran entre ellos las áreas de oportunidad y los aspectos de mejora y los comparten.
Ejercicio de co-creación. Los grupos entran en fase de exploración de posibles ideas que podrían mejorar o resolver los puntos de mejora detectados en el anterior ejercicio.
Ejercicio de priorización. Cada participante señala aquellas ideas que crea que solucionan más aspectos y son más relevantes, realizables y de mayor impacto.

Al finalizar el workshop se elabora una hoja de ruta de las iniciativas definidas en las sesiones y se priorizarán conjuntamente con el cliente.

Workshop Empathy Map with Brand Experience

Esta es la metodología que proponemos para idear una mejor experiencia de marca en aquellos momentos que marcan la diferencia. También define los canales y responsables de llevarla a cabo.
Para poder trabajar de forma cualitativa es necesario que antes se definan los buyer persona con sus drivers, needs, pains, opportunities, key messaging, etc. Esto nos servirá para trazar unos customer journey por perfil. Estos customer journey son la base de trabajo para este tipo de taller.

El workshop Empathy Map with Brand Experience dispone de diferentes pasos. Son necesarios para obtener ese feedback tan valioso para la optimización de la experiencia de nuestra marca:

  1. Presentación perfiles buyer persona. Presentamos los perfiles de cliente de forma global y en su ficha persona. Mostrando quiénes son, qué necesidades tienen de información, problemáticas para gestionar sus necesidades, canales de contacto, personas de contacto…En ocasiones es necesario identificar previamente quiénes son estos buyer persona. Para ello realizamos antes del workshop una serie de entrevistas de con key stakeholders internos y externos
  2. Presentación customer journey actual. Realizado con la información que nos aportan las fichas de buyer persona y las entrevistas con el cliente previas a la sesión,
  3. Presentación principales puntos de oportunidad. A partir del customer journey abrimos unos puntos de debate concretos sobre áreas más importantes detectadas. Ya sean por su importancia dentro de cada fase (true moments), por el impacto que tienen en los perfiles o porque necesiten de mejora. Para complementar este punto, se muestran aspectos que sí trabajan marcas de la competencia que podrían ayudarnos.
  4. Ejercicios experiencia de marca. Realización de ejercicios específicos para solucionar las distintas áreas de oportunidad: experiencia de marca, procesos, canales, herramientas, owners…

    Se pueden dividir los equipos por perfiles de cliente o por fases del journey.

Workshops de definición estratégica con stakeholders

Se trata de realizar sesiones de trabajo con los stakeholders del proyecto que quiere emprender el cliente y que estos aporten su visión estratégica. Estos stakeholders pueden ser tan variados como proveedores, clientes, prospects, prescriptores, líderes de opinión, etc. Se tratarían en todos los casos de actores que intervienen en la cadena de valor de la compañía y que no son recursos internos.

Para preparar estas reuniones, desde Netsense revisamos toda la documentación existente. Así podemos plantear dinámicas que permitan captar la visión estratégica de estos stakeholders, así como los objetivos y requerimientos, expectativas, retos y riesgos del proyecto.

Esta sesión de trabajo tiene una duración de 2 horas, aproximadamente. Muchas veces sirve para plantear el enfoque de la sesión de co-creación con empleados. Durante el taller se realizan las siguientes tareas:

• Detectar oportunidades destacadas.
Obtener feedback de la audiencia para priorizar.
Captar retos que se propongan de forma adicional.

Al terminar el workshop se habrán trabajado a fondo diferentes ideas. Con ello se realiza un Informe de resumen de retos y oportunidades priorizadas y feedback recogido.

Workshop Corporate Entrepreneurship

Este tipo de talleres van dirigidos a detectar ideas y talento emprendedor dentro de las compañías. Van apoyados con metodología y mentoría propia de startups (Startup Based Innovation).

Surgen de la necesidad de las compañías de innovar debido a la aparición de nuevos escenarios competitivos, con nuevos players de otros sectores (Google, Amazon, Apple…). También por la aparición de competidores con otros ritmos de innovación como las startups. Por ejemplo, a veces son necesarias pensar ideas para beneficiarse de nuevas tecnologías como la IA o el Big Data . O para tener en cuenta nuevas tendencias de usuario como el Always On, personalización, el On demand….

Las fases para realizar un workshop de Corporate Entrepreneurship son las siguientes:

  1. Definir Territorio: reunión de trabajo en la que se presentan los objetivos estratégicos del proyecto y las temáticas a priorizar, así como las exclusiones y aquella información que permita trabajar enfocados.
  2. Análisis y Research: a partir del territorio y el proyecto presentado, realizar una primera búsqueda de oportunidades y tendencias para preparar una sesión inspiracional.
  3. Sesión Inspiracional y presentación de metodologías: presentación del resultado del análisis y research , concretando oportunidades y tendencias detectadas en la fase anterior en formato de sesión inspiracional.
  4. Sesión de priorización: se trata de una sesión de valoración de alternativas y priorización con la siguiente dinámica:
    • Repaso de oportunidades, modelos de implementación y variables relevantes
    • Priorización de variables relevantes
    • Dinámica de Definición de los criterios de priorización (Scorecard)
    • Dinámica de Valoración de oportunidades
    • Visualización de resultados y repriorización (aportando datos adicionales)
  5. Concreción de los resultados obtenidos y definición de siguientes pasos a seguir

Para la Fase 2 se pueden valorar dos posibles modelos de solución. O lanzar internamente con apoyo de la metodología Lean Startup o hacer un scouting de startups para lograr una alianza estratégica y poder lanzar más rápidamente al mercado.

Taller de usabilidad web (UX)

Son workshops que se plantean como fase previa a la construcción de una nueva web o proyecto digital. Participan aproximadamente 10-12 personas con el objetivo de analizar conjuntamente los elementos que forman la web actual y las mejoras que deberían implementarse en la experiencia futura. Desde Netsense siempre solicitamos que las características de los participantes sean la de los usuarios que finalmente vayan a utilizar la web para obtener un feedback válido.

Los talleres de usabilidad se plantean a partir de dinámicas que favorecen el intercambio de opiniones para la generación de ideas aplicables a la nueva web:

  • Ice breaker: barreras y beneficios. Cada persona tiene que escribir en dos post it un motivo por el cual contratarían/visitarían la web (beneficio) y un motivo por el cuál no contratarían o no usarían la web (barrera – pain points) y presentarlos al resto del grupo.
  • Ideación: soluciones para aplicar a la web. Para cada una de las barreras y beneficios, pensar soluciones que se podrían aplicar en la web para vencer la barrera o potenciar el beneficio.
  • Ranking de funcionalidades (servicios). Priorizar un listado de funcionalidades según la importancia/utilidad que ven en cada funcionalidad.
  • Organización de contenidos. Técnica de card sorting para ver cómo organizarían los contenidos del árbol de navegación.
  • Preguntas rápidas. Preguntas rápidas para conocer preferencias sobre el diseño y aspectos específicos de la experiencia deseada.

Durante el taller se muestra el site actual, y en ocasiones el prototipo de la nueva web que se está construyendo. El resultado es un documento de conclusiones donde se analizan las ventajas e inconvenientes de la web actual y se priorizan los pain points a solucionar. El documento muestra las ideas que han surgido en el taller para minimizar los pain points y maximizar los moments of truth.

También se identifican los  puntos de contacto necesarios que tienen que estar en el site y se plantean nuevas funcionalidades que respondan a las necesidades del usuario tipo de la web.

En Netsense tenemos gran experiencia en la realización de todo este tipo de talleres para empresas como Solvia, Caja de Ingenieros, Nedgia (Gas Natural), Sareb o BuildingCenter. No dudes en contactar con nosotros si quieres beneficiarte de las ventajas de desarrollar workshops y asegurar la eficacia de tus proyectos digitales.